POR DIGITAL BIZ
Según IDC, la inversión española en automatización de procesos crecerá más del 35% hasta 2022. Sin embargo, y a pesar de que es un ámbito que cuenta con grandes volúmenes de datos con procesos muy definidos, para la Administración Pública continúa siendo una asignatura pendiente.
En términos generales, a la automatización de procesos le queda mucho camino por recorrer en el conjunto de las Administraciones Públicas (AAPP) españolas. Tanto es así que la propia IDC afirma que se trata de su gran reto, y resalta la necesidad de que en estos organismos se priorice el desarrollo de la automatización y la eliminación de silos a partir de la homogeneización del dato. Esta es la misma conclusión a la que se llegó en el encuentro digital Automatización de procesos en las AAPP: eficiencia interna y mejora del servicio al ciudadano, organizado por Socinfo digital. En él se dieron cita representantes de algunas de las Administraciones más avanzadas en este ámbito, junto con empresas tecnológicas especializadas en este tipo de proyectos, como Appian y Vass.
La hiperautomatización va a ser el gran catalizador de la transformación digital en las Administraciones
Santiago Graña, subdirector general de Planificación y Gobernanza de la Administración Digital en el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, fue el primero en incidir en la necesidad de implantar este tipo de tecnologías. Una importancia que la pandemia ha revelado de forma inequívoca, con la necesidad de poner en marcha —durante ese periodo— trámites como la obtención del ingreso mínimo vital, la solicitud y gestión de los expedientes y prestaciones por ERTE, etc.
Desde la experiencia que tiene Appian en este campo —con clientes como AENA o Red Eléctrica Española— su senior account executive de Broad Markets, Julio Campoy, incidió en el objetivo de conseguir “una gestión más transparente, ágil, flexible y transversal, para facilitar que el ciudadano realmente se sienta integrado con su Administración”. Con este propósito, Campoy dio un giro más de tuerca al referirse a la hiperautomatización —en la que convergen tecnologías BMP, RPA y de inteligencia artificial (IA)—, con la que es posible “automatizar la toma de decisiones, la integración de los sistemas; que sea la tecnología la que sepa dónde acudir a por los datos, que suelen estar distribuidos en diferentes áreas de un organismo o incluso en otras Administraciones”.
En esta línea, Fernando de Pablo, director general de la Oficina Digital del Ayuntamiento de Madrid, indicó que “sin estrategia de datos no va a haber hiperautomatización”. La única forma de conseguirlo es garantizar la calidad de estos, además de facilitar la colaboración entre los distintos organismos públicos. Además, dada la importancia del diseño inicial de los procedimientos, esta colaboración debe ir más allá de lo relacionado con el intercambio de información: debe alcanzar también a las buenas prácticas en los procesos de automatización. Desde el punto de vista de Campoy, “la hiperautomatización va a ser el gran catalizador de esta transformación digital en las AAPP”.
Se abre ahora lo que los asistentes convinieron en calificar de “oportunidad histórica”, con la inminente llegada de los Fondos Europeos, que aportarán 3100 millones de euros para el desarrollo de soluciones transversales y sectoriales, así como otros 1000 millones de euros para elevar la digitalización de comunidades autónomas y ayuntamientos.
NO SE PUEDE AUTOMATIZAR TODO
A pesar de los beneficios evidentes que aporta la automatización, una de las máximas en cualquier proyecto es que no todo es automatizable; y aunque lo fuera, hay procedimientos que no la requieren: “Hay que priorizar procedimientos, saber cuáles son los que pueden dar más valor al ser automatizados, como sucede con aquellos que manejan grandes volúmenes”, indicó Graña.
En este sentido, Eloísa Paredes, subdirectora general de Transparencia y Atención al Ciudadano, dependiente del Ministerio de Política Territorial y Función Pública, llamó la atención sobre la necesidad de “definir si el servicio es susceptible de ser automatizado, analizándolo de principio a fin y determinando dónde se producen cuellos de botella”. Para ello, Paredes insistió en la importancia de analizar todos los elementos implicados, los internos pero también los externos, pues entra en juego la colaboración entre diferentes organismos.
Por su parte, Carlos Marcos, jefe de unidad de la Subdirección General de Planificación y Coordinación Informática en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), que pasa por ser uno de los organismos más adelantados en materia de automatización, señaló que “no se trata únicamente de digitalizar todo, sino de repensar los procesos o, incluso, crear nuevos”. Este enfoque es el que lleva a realizar “mucho trabajo interno de diseño funcional de procedimientos”, embarcando en el proyecto tanto al personal de negocio como también al de TI.
El resultado, sin embargo, es “una reducción del número de tareas, una mejora de los procesos y la garantía de que se realizan los trámites en tiempo y forma, prestando una mejor atención al ciudadano”, asegura Eduardo García Mellado, director de Administraciones Públicas de Vass, partner estratégico de Appian. En su opinión, “la brecha entre tecnología y negocio es cada vez menor”, lo que favorece que este tipo de proyectos instauren una costumbre de mejora continua de procesos.
SOLUCIONES PARA LA INTEROPERABILIDAD
Por otro lado, y dado el nivel de colaboración que se requiere en las AAPP, la interoperabilidad se antoja como uno de los requisitos indispensables en cualquier estrategia de automatización. Pero esto es algo que no siempre se da. Según indica Graña, la labor de integración con otros aplicativos puede suponer un freno en este tipo de proyectos.
Con la inminente llegada de los Fondos Europeos se abre una oportunidad histórica
Para resolver esta cuestión, desde la perspectiva de Appian, Julio Campoy quiso profundizar en las bondades que ofrece el low-code. Según expuso, “esta metodología de trabajo evita tener que desarrollar procesos o aplicaciones, y agiliza los despliegues mientras asegura la calidad”. Campoy afirmó que, con esta tecnología, que no requiere conocimientos de programación, los proyectos se pueden desarrollar en meses en vez de años, o en semanas en vez de meses.
Desde su punto de vista, “ya no se trata únicamente de una cuestión de ahorro de tiempo y costes, sino de la misma operación de esos servicios que se ponen en marcha”. Y es que, tal y como precisó Graña, “los tiempos de desarrollo con tecnologías como .Net o Java ya no van con los tiempos de respuesta que se exigen ahora”.
No se trata únicamente de digitalizarlo todo, sino de repensar los procesos o, incluso, crear nuevos
Gracias al low-code se ha democratizado la tecnología, pues da respuesta al problema que plantea la interoperabilidad al tiempo que reduce significativamente el time-to-market de los servicios.
CÓMO ABORDAR EL CAMBIO CULTURAL
Una de las principales barreras que se encuentran las AAPP a la hora de emprender un proyecto de automatización es el cambio cultural, “tanto de las organizaciones en sí como de las personas que las componen”, apuntó Paredes. Por ello, el hecho de que cada vez trabajen más estrechamente el personal de negocio y el departamento TI ayuda a reducir esa resistencia al cambio.
Junto a esta colaboración, Paredes destaca también “la importancia de una formación inicial continua que haga a los empleados partícipes del proyecto de automatización”. De hecho, tal y como ahondó García, “un problema presente, que va a ser futuro, es la formación. No hay gente para abordar proyectos de este tipo”.
Los tiempos de desarrollo con tecnologías como .Net o Java ya no van con el nivel de respuesta que se exige ahora
Fernando de Pablo coincidió con sus compañeros al señalar que “el talento en estas tecnologías va a ser el tema más crítico que haya que gestionar en los próximos años. No somos capaces de responder a la velocidad que quisiéramos”. Por ello, considera que “hay que hacer un esfuerzo importantísimo en la formación interna del personal, así como en la captación de talento externo”.
Es por ello por lo que la propia Vass, a través de su fundación, dedica todos sus recursos a impartir esa tan necesaria formación. En este mismo ámbito, tal y como comentó Julio Campoy, Appian acaba de firmar un acuerdo con la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) del SEPE, para proporcionar formación gratuita a desempleados.
