La estrecha colaboración entre Microsoft y el Ayuntamiento de Lleida ha impulsado la transformación digital del organismo catalán habilitando en tiempo récord el trabajo a distancia para alrededor de 1.600 empleados. El Ayuntamiento ha puesto en marcha un proceso de digitalización del puesto de trabajo de toda su plantilla para poder seguir prestando servicio a una población de 138.956 habitantes durante el confinamiento dictado por el estado de alerta sanitaria.
Debido al constante manejo de información sensible, como por ejemplo los datos de sus conciudadanos, Lleida ha optado por soluciones de Microsoft, que permiten la colaboración entre equipos y personal administrativo dentro de un entorno totalmente seguro y confiable.
Ahora, los empleados del Ayuntamiento de Lleida -llamado tradicionalmente Paeria- tienen acceso a la plataforma de Microsoft 365, que incluye Microsoft Teams, para fomentar el trabajo colaborativo en cualquier lugar y de forma intuitiva y sencilla. Gracias a Teams, el personal puede acceder de forma segura a todo tipo de materiales compartidos, comunicarse al instante, utilizar chats, hacer un seguimiento de las conversaciones, compartir archivos, hacer videollamadas, compartir y elaborar proyectos de forma conjunta o crear grupos de cualquier tipología (según comisión informativa, junta de portavoces, dirección, etc.). Además, con Microsoft Teams, los órganos colegiados de la Paeria han podido continuar celebrando sus sesiones, con lo cual, su actividad no se ha visto interrumpida.
Simplificando el teletrabajo a través de los escritorios virtuales
De este modo, la adopción de tecnología de Microsoft por parte del ente catalán ha facilitado la continuidad del trabajo administrativo diario utilizando la última tecnología de escritorios virtuales en Azure, convirtiéndose en la primera administración local que implanta dicho sistema.
El proyecto se ha desarrollado de forma acelerada debido a las contingencias y según las palabras de Jordina Freixanet, 2ª teniente de Alcalde, Portavoz y Concejal de Gobierno abierto y Cualidad Democrática e Institucional del Ayuntamiento de Lleida, “la implantación se ha llevado a cabo en un tiempo récord, ya que los trabajadores del Ayuntamiento se fueron un viernes del trabajo y volvieron el lunes teletrabajando, sin interrupción”.
La seguridad, la gran aliada del teletrabajo en la administración pública
Microsoft 365 proporciona al Ayuntamiento de Lleida las herramientas para gestionar y proteger todos los dispositivos que, en este momento, se están utilizando fuera del lugar de trabajo habitual, garantizando así la protección de la información. En concreto, Microsoft 365 incluye Enterprise Mobility+Security que ofrecer los últimos avances en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo. Desde controlar la identidad de acceso en la nube hasta administrar dispositivos y aplicaciones móviles, Enterprise Mobility+Security ofrece a los responsables TI del Ayuntamiento todas las herramientas necesarias para mantener el control sobre la información y dispositivos.
Por ejemplo, gracias a Microsoft Authenticator o envío de código por SMS, los empleados acceden a las herramientas de la administración a través de un proceso de verificación en dos pasos, lo que refuerza el uso habitual de contraseñas e impide el acceso no deseado o no autorizado.
Primer pleno telemático vía Teams
Gracias a la adopción de Microsoft Teams, el Ayuntamiento de Lleida pudo realizar el pasado 31 de marzo su primer pleno municipal telemático a través de un streaming en directo. Microsoft Authenticator facilitó la identificación de los concejales, y las votaciones se llevaron a cabo mediante Microsoft Forms.
“Teams es la mejor herramienta que hay en el mercado para poder realizar el pleno telemático, puesto que da las garantías jurídicas suficientes, resulta cómodo e intuitivo para el usuario, y proporciona el streaming y la publicidad requerida para un Pleno. Además, a nivel técnico, cumple con la seguridad, la identidad y resto de criterios esenciales.”, resume Jordina Freixanet, quien prosigue: “A pesar de no estar pensado específicamente para el uso local específico que le damos, Teams es la mejor herramienta para el funcionamiento de los órganos colegiados de la administración”.
“El sistema de autoescalado de los servidores alojados en Azure de Virtual desktop (WVDI) nos permite un gran ahorro económico al tener sólo en funcionamiento los servidores necesarios. Esta tecnología nos ha permitido implantar el teletrabajo con desplazamiento cero”, explica Carles Giné, responsable del Área de Sistemas.
El proyecto de transformación digital del Ayuntamiento de Lleida pone en valor el papel de la tecnología en un entorno adverso como es el de la actual crisis sanitaria. En definitiva, este despliegue digital de la administración local demuestra una gran capacidad de adaptación de la gestión municipal.
