Con motivo de la jornada de Salud Digital organizada por Socinfo Digital el pasado 3 de Marzo en Madrid, desde FAMA (a Cuatroochenta product) pudimos conocer interesantes proyectos y buenas prácticas desarrollados por diferentes entidades del sector sanitario y destinados a mejorar, especialmente, la atención a la salud de los pacientes y la calidad de los servicios sanitarios.
No obstante, teniendo en cuenta que estas buenas prácticas se desarrollan dentro de las infraestructuras en las que estas entidades sanitarias llevan a cabo su actividad, nos sorprendió ver cómo la mayor parte de los asistentes reconoció no tener resueltas las cuestiones planteadas en relación con una adecuada gestión de las instalaciones sanitarias.
Sea cual sea el tipo de instalación o activo (hospitales, centros de atención primaria, centros sociosanitarios…), es importante optimizar su gestión a través de la tecnología, con el objetivo de disponer de información que nos permita tomar decisiones estratégicas, evaluar el desempeño en los diferentes procesos, detectar necesidades y puntos de mejora y dirigir las inversiones en este sentido.
Llegados a este punto, es normal que surjan las primeras cuestiones: ¿cómo podemos optimizar la gestión de nuestros activos? ¿qué retos debemos contemplar en este sentido? y ¿qué nos puede aportar la tecnología?
Como representantes de una entidad sanitaria podemos hacernos una serie de preguntas. Si somos capaces de responderlas, ¡maravilloso! eso significa que estamos en el buen camino y, si no, en este artículo os daremos las claves para resolverlo desde nuestra experiencia, tras más de 25 años como aliado tecnológico en la gestión integral de activos e infraestructuras de numerosas empresas privadas y administraciones públicas.
La primera cuestión y fundamental: ¿dispongo de un inventario clasificado de los activos sanitarios que gestiono? (entendiendo por activos, los edificios y las instalaciones y elementos que los componen), es decir, ¿qué tengo?, ¿cómo lo tengo? y ¿dónde está?
¿Puedo saber los contratos de servicios que aplican a cada uno de los activos? (limpieza, mantenimiento…) ¿Puedo encontrar fácil y ágilmente cualquier documento asociado?
Y, en caso de realizar una reforma o nueva construcción, ¿dispongo de mecanismos automatizados para llevar a cabo un control detallado del proyecto?
¿Conozco, de manera exhaustiva, si lo que le estamos pagando a los proveedores se corresponde con los servicios especificados en los pliegos? ¿Cuento con información fiable para controlar los gastos de mantenimiento de mis activos y orientar estrategias y decisiones?
Seguramente, si sumáramos los contratos de servicios licitados por nuestra entidad sanitaria (de limpieza, mantenimiento, servicios…) el importe total de las adjudicaciones sería muy cuantioso. Obviamente, depende de la magnitud de la entidad y de los metros cuadrados que se gestionen, pero, desde nuestra experiencia podemos garantizar que es uno de los principales gastos a los que hacen frente las entidades.
A pesar de que los pliegos de condiciones se redactan concienzudamente por parte de los técnicos, la realidad es que, después, no podemos realizar un seguimiento exhaustivo de lo que el pliego dice y lo que el proveedor realiza, porque no disponemos de la tecnología adecuada. De este modo, nos acabamos “fiando” y llegando, incluso, a validar facturas de actuaciones de las que no tenemos constancia que se hayan hecho con conformidad. De este modo, ¿cómo puedo garantizar que mis instalaciones están mantenidas bajo el paraguas de la legislación?
Si ponemos el foco en los “usuarios” de los activos (personal sanitario, administrativo, pacientes, acompañantes…), ¿facilito la comunicación para que todos estos “ocupantes” puedan informar de que hay algo que no funciona?, ¿estaría conectado este mecanismo con los proveedores encargados de su resolución?
¿Y si nuestro proveedor de servicios cambia? ¿Podría disponer de un histórico de lo que ha ocurrido en mis instalaciones o toda esa información se va con el proveedor, con la implicación que tiene para mí?
Desde el punto de vista de la sostenibilidad, ¿cómo gestiono los aspectos relativos a la misma?, ¿tengo un control exhaustivo del proceso de gestión de residuos, por ejemplo?, ¿tengo controlada y centralizada toda la documentación relativa a la gestión de normativas de calidad?
Y en relación con los proveedores que acceden a mis instalaciones y están sujetos a una Coordinación de actividades Empresariales (CAE), de acuerdo con el cumplimiento de la normativa en PRL y de la garantía de obligaciones con la Seguridad Social, ¿dispongo de tecnología para controlar ese volumen de documentación y los accesos de los operarios en función de su validación o para controlar que han recibido la formación adecuada en función de los trabajos que han de realizar?
Todas estas cuestiones, diversas y difíciles de responder, son sólo un ejemplo de las muchas que se dan en cualquier edificio, instalación, activo e infraestructura sanitaria, pero, si la tecnología especializada hace su papel, estos aspectos podrían descansar bajo una misma plataforma que permita llevar a cabo una gestión integral y centralizada de todos ellos.
¿Cuál sería el escenario si tuviera todo esto controlado, de forma automatizada y centralizada, para la totalidad de activos que gestiono?
Dispondría de cuadros de mando que me indicasen, por ejemplo, cuanto me gasto por cada inmueble, podría comprobar fácilmente la conformidad de los trabajos realizados por los proveedores y pagar en función de ello y tener un control exhaustivo de cualquier desviación presupuestaria, por ejemplo, en el caso de una obra.
También mejorarían notablemente los tiempos de comunicación de las incidencias, favoreciendo al tiempo global de resolución.
Conocería exhaustivamente aspectos como el estado de las incidencias, el coste derivado del mantenimiento correctivo o la recurrencia de determinados servicios y podría anticiparme a orientar inversiones hacia un lugar u otro. Y, lo más importante, si en la siguiente licitación hay un cambio de proveedor, el dato no se pierde (no se va con él), puesto que la plataforma seguirá dando cobertura al siguiente adjudicatario.
De manera automática, podría conocer los indicadores de huella de carbono, generar informes de residuos por tipología, saber si tengo desviaciones relacionadas con los aspectos particulares que gestiono y podría conocer la evolución del consumo eléctrico en todos los activos que gestiono.
Por último, agilizaría la gestión y validación de los aspectos relativos al ámbito de la Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en relación con el personal de servicios externo que ha de acceder a nuestras instalaciones, dotando a las contratas de un código QR mediante el cual puedo conocer si esta al día con sus obligaciones relacionadas con PRL, formaciones, entregas de EPIS, etc.
Tecnología experta en la gestión de activos e infraestructuras al servicio del sector sanitario
Como hemos podido comprobar a lo largo de este artículo, aplicando tecnología experta, la gestión se optimiza de manera exponencial. Desde FAMA (a Cuatroochenta product) proponemos la utilización de una única plataforma que aglutina todos estos aspectos bajo el mismo paraguas de gestión, que puede convivir con tecnologías existentes y que dota de movilidad y un front office muy simple y minimalista para que, de nuevo, las personas que ocupan los activos (usuarios) estén en el centro.
No olvidemos que, fruto de tenerlo todo bajo control y de la reducción de costes que supone llevar a cabo una gestión optimizada y centralizada de sus instalaciones, las entidades sanitarias podrán invertir sus energías y focos de inversión en lo que realmente importa: LA SALUD DEL PACIENTE.
