Jesus Galindo, Director de Sector Público de Microsoft en España explica las medidas que ha puesto en marcha su compañía para ayudar a sus clientes a combatir los efectos de la COVID-19 en sus negocios y también habla de la imparable demanda de Microsoft Teams como herramienta colaborativa más segura para el smartworking.
¿Cómo está ayudando Microsoft a sus clientes en general y al sector público en particular para superar los efectos de la COVID-19 en sus negocios y afrontar la “nueva normalidad”?
Desde el pasado mes de marzo, la prioridad de las organizaciones ha sido asegurar la continuidad de su actividad implantando modelos de teletrabajo mediante herramientas de comunicación y colaboración. Como respuesta, desde Microsoft hemos desarrollado diferentes iniciativas para ayudar en este sentido, tanto de los organismos públicos como a empresas privadas, mediante el despliegue de soluciones tecnológicas que hacen posible el teletrabajo.
Lo primero que hicimos, fue poner a disposición de manera gratuita las licencias de Microsoft Teams por un periodo de seis meses a todas aquellas organizaciones interesadas en que sus empleados pudiesen trabajar desde casa. Se trata de una herramienta que ofrece un gran abanico de funcionalidades para trabajar en remoto,y que ha hecho posible que muchos negocios hayan podido continuar en activo durante estas semanas de confinamiento.
El mayor beneficio de Microsoft Teams es que todo el trabajo que hace un equipo se puede hacer desde una sola plataforma, en la que se almacenan y comparten archivos, se realizan videoconferencias y llamadas, y se pueden integrar más aplicaciones que facilitan el flujo de trabajo y ahorran tiempo para ser más productivos.
En el ámbito educativo, se han adoptado medidas que han permitido a los colegios y universidades impartir sus clases y continuar con su labor de enseñanza, proporcionando un aula virtual con Microsoft Teams, sin ningún coste y sin límite de tiempo.
También ha sido importante la contribución de Microsoft en el ámbito de la sanidad, al permitir que el personal sanitario se comunique y colabore a través de una única plataforma digital segura, con datos integrados, sistemas clínicos y aplicaciones, que les ha ayudado a dar una mejor asistencia y seguimiento a los pacientes.
Nos hemos aliado con nuestros partners Trabajamos con más de 9.000 empresas de tecnología en España y son empresas locales que implantan y desarrollan tecnología alrededor de Microsoft. Creamos, con la de la IAMCP (International Association of Micosoft Channel Partners) una plataforma solidaria llamada “Todos desde casa”, donde ofrecemos no solamente esta tecnología gratuita sino también asesoría gratuita por parte de estos partners. Además, ofrecemos recursos de formación y recursos para hacer más sencillo el despliegue y la implantación de esta plataforma de trabajo y aprendizaje remoto.
En definitiva, en Microsoft hemos contribuido a brindar las herramientas tecnológicas, consejos e información y asesoría para ayudar a las organizaciones y a los departamentos de TI a ajustarse a trabajar de manera remota. Ha elaborado una Guía de soluciones tecnológicas e iniciativas con el objetivo de ayudar a las empresas privadas y organismos públicos a superar los desafíos actuales y a afrontar los nuevos retos a los que se enfrentan.
¿Qué nuevas funcionalidades ha incorporado Microsoft Teams para mejorar la experiencia de usuario durante el estado de alarma??
Durante el último mes, Microsoft ha experimentado un crecimiento sin precedentes en Microsoft Teams multiplicándose por 600 el número de nuestros usuarios. En respuesta a este aumento exponencial, la mayor inversión que ha hecho Microsoft ha sido aumentar la capacidad de carga de nuestros servidores para poder satisfacer la demanda de sus clientes.
Por otro lado, se han incorporado nuevas funcionalidades a la plataforma dirigidas especialmente a mejorar la experiencia de las reuniones online, como la cancelación de ruido en tiempo real que minimiza los sonidos de ambiente y permite escuchar mejor a todos los usuarios. También se ha incluido la opción de levantar la mano para que cualquier miembro de la reunión pueda enviar una señal de que quiere el turno de palabra.
El resto de nuevas funcionalidades incluyen un modo para leer los mensajes sin conexión, la posibilidad de abrir chats en ventanas separadas o el lanzamiento de la aplicación Bookings dentro de Teams para facilitar la programación, administración y realización de citas virtuales.
¿Nos podría indicar casos prácticos dentro de la AAPP que pueden demostrar la eficacia de Microsoft Teams o de Microsoft 365 como herramienta imprescindible en épocas de crisis y de cara a un futuro?
A nivel nacional, son muchos los organismos públicos que han confiado en la capacidad de nuestra plataforma en estos momentos.
En el ámbito de la educación, por ejemplo, la Consejería de Educación y Juventud de la Comunidad de Madrid ha facilitado que los docentes y alumnos de la región dispongan de Microsoft 365 Educación y su herramienta Teams para facilitar el aprendizaje a distancia de una forma colaborativa y segura.
Asimismo, organismos como la Consejería de Salud de la Comunidad de Madrid o el Complejo Hospitalario Universitario de Canarias, también han desarrollado sus aplicaciones basadas en soluciones de Microsoft Teams durante el estado de alarma.
Para otros organismos, como el Ayuntamiento de Lleida ha sido una tecnología esencialpara dar un salto en su proceso de transformación digital y una herramienta clave para habilitar el teletrabajo entre sus trabajadores.
¿Es Microsoft Teams una plataforma segura para el sector público?
Lo primero que hay que destacar es que Microsoft no utiliza los datos de sus clientes para nada más que para proporcionar el servicio al que se suscribe. Dicho esto, y en cuanto a la seguridad de la plataforma, Microsoft Teams es segura, tanto para el sector público como para las empresas privadas, porque cuenta con los últimos avances en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo.
Además de las certificaciones que ya tienen los servicios en la nube de Microsoft que garantizan que cumplen al nivel más exigente del Esquema Nacional de Seguridad (ENS), se suma la elaboración junto al Centro Criptológico Nacional (CCN) de unas Guías de recomendaciones para que las Administraciones Públicas implementen la tecnología cloud de una forma plenamente segura.
¿Qué impacto tendrá la actual crisis en el proceso de digitalización de las AAPP españolas y en qué deberían poner el foco en cuanto a inversión TIC?
La COVID-19 ha acelerado el proceso de digitalización de las Administraciones públicas y ha cambiado el concepto de puesto de trabajo. En dos semanas la administración ha tenido que poner en marcha modelos de trabajo remoto y colaborativo seguro, que no hubiera sido posible sin la nube. Por eso, el sector público debe invertir en cloud, ya que es la herramienta tecnológica que les proporcionará la flexibilidad y la capacidad rápida de adaptación a los entornos cambiantes que necesitan los organismos públicos. La tecnología cloud es una realidad con enormes beneficios para las AAPP hoy en día.
El Ayuntamiento de Lleida habilita el teletrabajo para 1.600 empleados y celebra su primer pleno telemático de la mano de Microsoft
La estrecha colaboración entre Microsoft y el Ayuntamiento de Lleida ha impulsado la transformación digital del organismo catalán habilitando en tiempo récord el trabajo a distancia para alrededor de 1.600 empleados. El Ayuntamiento ha puesto en marcha un proceso de digitalización del puesto de trabajo de toda su plantilla para poder seguir prestando servicio a una población de 138.956 habitantes durante el confinamiento dictado por el estado de alerta sanitaria.
Debido al constante manejo de información sensible, como por ejemplo los datos de sus conciudadanos, Lleida ha optado por soluciones de Microsoft, que permiten la colaboración entre equipos y personal administrativo dentro de un entorno totalmente seguro y confiable.
Ahora, los empleados del Ayuntamiento de Lleida -llamado tradicionalmente Paeria- tienen acceso a la plataforma de Microsoft 365, que incluye Microsoft Teams, para fomentar el trabajo colaborativo en cualquier lugar y de forma intuitiva y sencilla. Gracias a Teams, el personal puede acceder de forma segura a todo tipo de materiales compartidos, comunicarse al instante, utilizar chats, hacer un seguimiento de las conversaciones, compartir archivos, hacer videollamadas, compartir y elaborar proyectos de forma conjunta o crear grupos de cualquier tipología (según comisión informativa, junta de portavoces, dirección, etc.). Además, con Microsoft Teams, los órganos colegiados de la Paeria han podido continuar celebrando sus sesiones, con lo cual, su actividad no se ha visto interrumpida.
Simplificando el teletrabajo a través de los escritorios virtuales
De este modo, la adopción de tecnología de Microsoft por parte del ente catalán ha facilitado la continuidad del trabajo administrativo diario utilizando la última tecnología de escritorios virtuales en Azure, convirtiéndose en la primera administración local que implanta dicho sistema.
El proyecto se ha desarrollado de forma acelerada debido a las contingencias y según las palabras de Jordina Freixanet, 2ª teniente de Alcalde, Portavoz y Concejal de Gobierno abierto y Cualidad Democrática e Institucional del Ayuntamiento de Lleida, “la implantación se ha llevado a cabo en un tiempo récord, ya que los trabajadores del Ayuntamiento se fueron un viernes del trabajo y volvieron el lunes teletrabajando, sin interrupción”.
La seguridad, la gran aliada del teletrabajo en la administración pública
Microsoft 365 proporciona al Ayuntamiento de Lleida las herramientas para gestionar y proteger todos los dispositivos que, en este momento, se están utilizando fuera del lugar de trabajo habitual, garantizando así la protección de la información. En concreto, Microsoft 365 incluye Enterprise Mobility+Security que ofrecer los últimos avances en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo. Desde controlar la identidad de acceso en la nube hasta administrar dispositivos y aplicaciones móviles, Enterprise Mobility+Security ofrece a los responsables TI del Ayuntamiento todas las herramientas necesarias para mantener el control sobre la información y dispositivos.
Por ejemplo, gracias a Microsoft Authenticator o envío de código por SMS, los empleados acceden a las herramientas de la administración a través de un proceso de verificación en dos pasos, lo que refuerza el uso habitual de contraseñas e impide el acceso no deseado o no autorizado.
Primer pleno telemático vía Teams
Gracias a la adopción de Microsoft Teams, el Ayuntamiento de Lleida pudo realizar el pasado 31 de marzo su primer pleno municipal telemático a través de un streaming en directo. Microsoft Authenticator facilitó la identificación de los concejales, y las votaciones se llevaron a cabo mediante Microsoft Forms.
“Teams es la mejor herramienta que hay en el mercado para poder realizar el pleno telemático, puesto que da las garantías jurídicas suficientes, resulta cómodo e intuitivo para el usuario, y proporciona el streaming y la publicidad requerida para un Pleno. Además, a nivel técnico, cumple con la seguridad, la identidad y resto de criterios esenciales.”, resume Jordina Freixanet, quien prosigue: “A pesar de no estar pensado específicamente para el uso local específico que le damos, Teams es la mejor herramienta para el funcionamiento de los órganos colegiados de la administración”.
“El sistema de autoescalado de los servidores alojados en Azure de Virtual desktop (WVDI) nos permite un gran ahorro económico al tener sólo en funcionamiento los servidores necesarios. Esta tecnología nos ha permitido implantar el teletrabajo con desplazamiento cero”, explica Carles Giné, responsable del Área de Sistemas.
El proyecto de transformación digital del Ayuntamiento de Lleida pone en valor el papel de la tecnología en un entorno adverso como es el de la actual crisis sanitaria. En definitiva, este despliegue digital de la administración local demuestra una gran capacidad de adaptación de la gestión municipal.
