Antes de COVID-19 ¿ya habían implementado el teletrabajo en su organismo? ¿Qué nuevas medidas han adoptado ante la situación de alarma para que los funcionarios puedan teletrabajar?
Sí, la evolución a un puesto de trabajo digital ha constituido uno de los objetivos estratégicos dentro del proceso de Transformación Digital de la Administración de Justicia que viene impulsando el Ministerio de Justicia. Una Justicia Digital debe posibilitar trabajar desde cualquier sitio, a cualquier hora y facilitar el acceso al expediente digital con seguridad y garantías.
Por ello, de forma paralela a la implantación progresiva del Expediente Judicial Electrónico, se ha ido proporcionando a los profesionales más especializados los recursos técnicos adecuados para el trabajo en movilidad, incluyendo el acceso remoto seguro a los sistemas de información con todas sus funcionalidades y la firma electrónica.
Así pues, desde hace dos años jueces, magistrados, fiscales y letrados de la Administración de Justicia, disponen de un puesto de trabajo digital que incluye doble pantalla, ordenador portátil ultraligero y periféricos asociados (teclado, dock station, lector de tarjeta bluetooth, lector/grabador de CD/DVD) que les permite desempeñar su trabajo igual que un PC de sobremesa, como un ordenador portátil o como una tableta.
Para afrontar esta situación, desde la Subdirección Gestión y Planificación de Transformación Digital se está ejecutando un Plan de Contingencia COVID-19 que ha permitido dar una respuesta rápida, ágil y eficiente para asegurar la continuidad de su actividad y garantizar la prestación del catálogo de servicios digitales durante la fase de contención de la pandemia del coronavirus.
El Plan de Contingencia ha movilizado los medios tecnológicos y organizativos disponibles para facilitar el teletrabajo, tanto para el personal al servicio de laAdministración de Justicia, como para el personal técnico de la SGPGTD. Se asienta sobre 4 pilares: Facilitar y ampliar de forma progresiva el acceso remoto a las aplicaciones; potenciar el uso del servicio de videoconferencia móvil; concienciar y formar sobre ciberseguridad en casa; y ergonomía del teletrabajo adaptar el lugar que hayan establecido para teletrabajar de la forma más cómoda y segura posible.
Para el personal técnico de la SGPGTD (más de 800 profesionales de los cuales el 90% son personal externo y el 10% funcionarios) se ha generalizado el teletrabajo consiguiendo que el 86% de los funcionarios y un 99% del personal externo esté prestando sus servicios de forma remota en esta modalidad.
En cuanto al personal del servicio de la Administración de Justicia, se está trabajando en dos líneas: dotar de equipamiento hardware y software a colectivos que prestan un servicio más crítico, y habilitar el acceso remoto seguro para acceder a las soluciones del Expediente Judicial Electrónico. Para este último caso, se han habilitado tres soluciones técnicas en función de las necesidades específicas de cada colectivo.
También se ofrece un sistema de videoconferencia en dos modalidades para poder celebrar reuniones virtuales tanto desde las sedes judiciales como desde los domicilios.
¿Qué tecnologías utilizan para llevar a cabo el teletrabajo de los empleados públicos?
La implementación de las soluciones de acceso remoto ha supuesto un reto desde el punto de vista de la seguridad y la gestión, que en el caso de la Administración de Justicia adquiere una relevancia especial, teniendo en cuenta el servicio público que se presta, el extenso catálogo de Servicios Digitales y el elevado y heterogéneo número de usuarios internos y externos.
Para afrontar estos desafíos, se han implementado tres modalidades distintas de acceso remoto teniendo en cuenta las necesidades específicas de cada colectivo que presta servicios en la Administración de la Justicia.
- Conexión remota por VPN para el colectivo de más de 2.500 jueces, magistrados, fiscales y letrados de la Administración de Justicia que ya disponían del teletrabajo. Los usuarios utilizan su dispositivo portátil corporativo autenticándose con certificado electrónico. A través de la VPN pueden acceder a las aplicaciones que dan soporte al Expediente Judicial Electrónico y a la documentación compartida en red.
- Acceso remoto a un Escritorio Virtual a través del sistema CITRIX Workplace que proporciona acceso a la mayoría de las aplicaciones accesibles por un navegador Web del Catálogo de Servicios Digitales. La autenticación se realiza a través de su usuario/contraseña y certificado digital. Esta solución se ha habilitado para 4.000 usuarios concurrentes. Se continúa trabajando para ampliar las prestaciones ofrecidas y la apertura al resto de personal.
- Acceso remoto al equipo de oficina a través del sistema CITRIX Workplace. Esta solución permite a los usuarios trabajar desde cualquier lugar en el equipo físico de su lugar de trabajo y acceder a todos los recursos y datos que en él se encuentren. Se ha puesto en funcionamiento para los facultativos del Servicio de Información Toxicológica para permitir la continuidad de este servicio crítico y su prestación con total normalidad desde sus domicilios particulares.
Por lo que se refiere a la infraestructura tecnológica que da soporte al servicio de Videoconferencia del Ministerio de justicia, fruto de las mejoras realizadas en los últimos años para dar soporte a una Justicia Digital, se ha modernizado el equipamiento y reforzado el servicio para incrementar su disponibilidad. También se ofrece un sistema de videoconferencia en dos modalidades para poder celebrar reuniones virtuales tanto desde las sedes judiciales como desde los domicilios:
- Videoconferencias móviles que permite mantener reuniones virtuales con capacidad desde 2 a 99 participantes desde cualquier lugar a través del acceso web o de aplicaciones específicas de dispositivos móviles o tabletas.
- Videoconferencias fijas disponibles en todos los órganos judiciales, fiscales, salas de vistas, gerencias territoriales, Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses e Institutos de Medicina Legal del territorio competencia del Ministerio de Justicia.
¿Han tenido que reforzar los sistemas de comunicaciones?
Aunque no ha sido necesario incrementar los caudales de comunicación, sí se han adoptado otras medidas de contingencia como el incremento de la capacidad de conexión vía VPN para atender adecuadamente los mayores picos de demanda durante este periodo.
También se ha ampliado el servicio de videoconferencia con la disponibilidad de nuevas salas simultáneas que pueden dar servicio a 5.700 usuarios y seguimos trabajando para ofrecer soporte potencial a más de 20.000 usuarios. Esta medida posibilita la comunicación con las comisarías de policía, dando respuesta a la implementación preferente de la videoconferencia para que los juzgados de guardia puedan atender determinadas actuaciones esenciales que deben garantizarse, sobre todo en las actuaciones con detenidos o causas con preso. Así se evitan desplazamientos tanto del personal judicial como del personal policial y personas detenidas o presos a las dependencias judiciales, garantizando la salud individual y colectiva.
Se ha reforzado el servicio de atención al usuario de forma remota incorporando los recursos que habitualmente prestan el soporte de forma presencial. Así, conseguimos mejorar la capacidad de respuesta y la calidad de la prestación del servicio. Asimismo, se han establecido mecanismos para centralizar y priorizar las incidencias, consultas y peticiones derivadas del teletrabajo. Disponemos así de un mayor control y una visión uniforme de las necesidades de los usuarios.
¿Cómo están garantizando la seguridad de los sistemas informáticos del organismo durante las jornadas de teletrabajo?
El Ministerio de Justicia cuenta con un Centro de Operaciones de Seguridad (SOC) disponible 24×7, dotado de los procesos, herramientas y tecnologías necesarias para ofrecer un total de 22 servicios y gestionar de forma eficiente la seguridad. Desde el SOC serealiza la monitorización constante de los sistemas, servicios y redes TIC del Ministerio de Justicia con el objetivo de detectar incidentes de seguridad, diagnosticar vulnerabilidades y amenazas, bloquear ciberataques y mejorar la prevención y respuesta a los posibles incidentes de seguridad derivados de los riesgos asociados a los Sistemas de Información.
Desde el Centro de Control se centraliza la monitorización tecnológica y los indicadores del catálogo de servicios digitales en tiempo real y que nos permite detectar y actuar de forma proactiva en base al análisis del comportamiento de los diferentes sistemas y usuarios. Dentro del Plan de Contingencia COVID-19, con objeto de garantizar la seguridad profesional de los jueces, fiscales, letrados y demás colectivos en el entorno de teletrabajo, la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia ha puesto en marcha una serie de campañas informativas para reforzar la seguridad de la información, garantizar el acceso remoto a las aplicaciones, facilitar la comunicación mediante videoconferencia y correo electrónico, con recomendaciones para la protección de la salud de los usuarios.
Adicionalmente, se está trabajando en el incremento de las medidas de seguridad para verificar y garantizar la identidad de los usuarios que utilizan el acceso remoto mediante la implementación del segundo factor de autenticación.
¿Utilizan alguna herramienta tecnológica para asegurar que el empleado público cumple con los objetivos requeridos?
Desde la Subdirección no se dispone de herramientas para asegurar el cumplimiento de los objetivos requeridos, más allá de que en un momento determinado se pueda realizar una extracción de las estadísticas de uso de las herramientas del teletrabajo puestas a disposición de los usuarios.
¿Están colaborando con ustedes sus proveedores tecnológicos y de qué manera?
En la Subdirección, la mayoría del personal es subcontratado, representando ésta un 90% del personal, por lo que la gestión y coordinación con los proveedores tecnológicos es fundamental. En este escenario, el personal de empresas subcontratadas también ha puesto en marcha sus planes de contingencia para dotar de teletrabajo a todo su personal para, al igual que ocurre con los empleados públicos, minimizar el impacto de la pandemia tal y como recomiendan las autoridades sanitarias.
Por otra parte, se les ha involucrado para agilizar la adquisición de material informático como ordenadores portátiles, webcam y lectores de tarjetas, programas (ampliación de licencias para videoconferencia móvil) y contratación de personal, en caso de ser necesario para garantizar la continuidad en la prestación de los servicios con normalidad y sin menoscabo de la calidad bajo estas circunstancias excepcionales.
Cuando todo esto pase ¿fomentarán la implantación del teletrabajo en los puestos susceptibles de ser ocupados en régimen de teletrabajo para que aumenten el número de teletrabajadores públicos?
No compete a la Subdirección determinar si se debe fomentar o no el teletrabajo para los empleados públicos. No obstante, si se determinase, los usuarios de la Administración de Justicia (jueces, fiscales, letrados, etc.) están en disposición de teletrabajar ya que tienen las herramientas tecnológicas para hacerlo.
