Antes de COVID-19 ¿ya habían implementado el teletrabajo en su organismo? ¿Qué nuevas medidas han adoptado ante la situación de alarma para que los funcionarios puedan teletrabajar?
Antes de COVID.19 no se había implementado el teletrabajo en nuestro organismo ni en la Comunidad de Madrid, como tal, aunque se había trabajado en diversas iniciativas que permitieran la movilidad y ubicuidad del Empleado Público. En concreto, desde Madrid Digital el pasado 2017 se empezó a trabajar en el Programa Adapta, que tiene como objetivo principal aumentar la productividad mediante la mejora de la movilidad, colaboración y ubiquidad.
Con este objetivo, se habían implementado un conjunto de herramientas y soluciones que transformaban el puesto de trabajo:
- ISLA: solución para el acceso remoto seguro al puesto
- Red Privada Virtual para acceso a la red corporativa (VPN): nuevas redes privadas de acceso a la red corporativa para permitir el acceso a los sistemas de información y los documentos almacenados en carpetas de red.
- Almacenamiento personal en la nube con OneDrive: permite al empleado disponer de sus documentos personales en Internet, así como compartir ficheros o carpetas con otras personas, tanto de dentro como de fuera de la organización, y trabajar de manera simultánea sobre documentos.
- Equipos colaborativos con Teams: es una solución para comunicarse y trabajar conjuntamente dentro de un equipo, donde todos los miembros del mismo tienen acceso y permisos para con la información compartida. Dispone además de múltiples herramientas de apoyo como gestores de tareas, pizarras electrónicas, votaciones, … También cuenta con potentes capacidades videocolaborativas con mensajería instantánea (chat), audio y video llamadas, así como la compartición de aplicaciones o del escritorio para el mantenimiento de reuniones virtuales.
- Espacios colaborativos con SharePoint: se han creado unos espacios colaborativos tipo como son los destinados a la ejecución de proyectos, gestión del conocimiento organizacional, soporte a comités o comisiones y otro para foros de discusión. Estos espacios proporcionan múltiples herramientas a los miembros de la unidad, no sólo el almacenamiento documental sino también la gestión de tareas, calendarios, foros de comunicación, … que permiten trabajar conjuntamente y compartir la información según los distintos perfiles y permisos asignados a los usuarios.
- Videoconferencias con Zoom.
La implantación, previa, de estas herramientas ha sido clave para dotar de teletrabajo a los empleados de la Comunidad de Madrid en estos momentos, al disponer de un avanzado punto de partida.
¿Qué nuevas medidas han adoptado ante la situación de alarma para que los funcionarios puedan teletrabajar?
Se han adquirido más de 7.000 portátiles para proveer a los usuarios de un medio corporativo para el acceso a los sistemas y redes de la Comunidad de Madrid trabajando desde sus casas, e incrementado la dotación desde 500 a 2.000 equipo semanales. Se han dotado también de más de 2.500 nuevas líneas y terminales móviles, estando previsto llegar a casi 5.000.
Se ha renovado la plataforma de VPN’s permitiendo el uso de hasta 20.000 usuarios concurrente y se ha ampliado la infraestructura sobre la que se ejecuta ISLA de manera que se permita el acceso a más de 3.000 usuarios concurrentes, además de poderse ampliar de forma horizontal en el caso en el que sea necesario contar con más capacidad de conexión.
Además, se han desplegado 5.000 licencias de Office365 con los servicios asociados para facilitar el trabajo conjunto y la comunicación entre empleados desde distintas localizaciones y se ha ampliado la capacidad de los buzones de correos.
¿Qué tecnologías utilizan para llevar a cabo el teletrabajo de los empleados públicos?
Como he comentado anteriormente, las tecnologías que estamos utilizando para llevar a cabo el teletrabajo son herramientas seguras de acceso remoto al equipo, VPN, herramientas de colaboración y compartición de información, videoconferencia correo electrónico…
Es de destacar también el uso de las nuevas herramientas de analítica de datos en la nube que permiten disponer de información en tiempo real de la actividad realizada y situación en la lucha contra el virus.
¿Han tenido que reforzar los sistemas de comunicaciones?
Se han ampliado a nuevas sedes como son el IFEMA o los hoteles hospitalizados, disponiendo tanto de redes telefónicas como de Wi-Fi según las sedes. También se han desplegado centralitas virtuales para dar continuidad al trabajo de algunos centros.
¿Cómo están garantizando la seguridad de los sistemas informáticos del organismo durante las jornadas de teletrabajo?
La seguridad es parte integral de todas las soluciones desplegadas, desde los ordenadores o móviles, los sistemas de conexión o el acceso a los sistemas. Se han reforzado las normas de seguridad, en algunos casos con alguna restricción mayor en cuanto al uso, así como la comunicación con los usuarios para que sean reactivos ante potenciales incidencias de seguridad.
¿Utilizan alguna herramienta tecnológica para asegurar que el empleado público cumple con los objetivos requeridos?
No en esta fase donde la urgencia es dar continuidad al trabajo, en especial, en lo referente al ámbito sanitario y en otros ámbitos impactados fuertemente por esta crisis.
¿Están colaborando con ustedes sus proveedores tecnológicos y de qué manera?
Múltiples proveedores se han ofrecido de manera generosa para que podamos trabajar con sus sistemas o soluciones de manera remota, o han proporcionado licencias adicionales para este periodo o colaborando en el despliegue urgente de nuevas infraestructuras o servicios para poder ampliar el número de empleados que puedan trabajar remotamente.
¿Cuando todo esto pase ¿fomentarán la implantación del teletrabajo en los puestos susceptibles de ser ocupados en régimen de teletrabajo para que aumenten el nº de teletrabajadores públicos?
Cuando todo esto pase, seguiremos trabajando por fomentar la posibilidad de trabajar en remoto y en movilidad dentro de la Comunidad de Madrid.
